CONVENTION – un esempio concreto

convegno impeccabile

CONVENTION – un esempio concreto

28 Settembre 2018 Eventi

Un paio di sere fa sono stata ad una convention e, per deformazione professionale, ho annotato qualche pecca.

La comunicazione pre-seminario mi era sembrata efficace. Ho ricevuto due email in cui mi si chiedeva chiaramente di compilare un form per il trattamento dei dati, da consegnarsi in sala. Ho anche ricevuto una telefonata per confermare alcuni dettagli e la presenza. Direi che fin qui l’organizzazione è stata ineccepibile.

Poi arriviamo alla sera del seminario. Inizio registrazioni ore 19, inizio seminario ore 20, si raccomanda la puntualità. Puntuale, alle 18.30, mi metto in coda, poca gente davanti a me.

Alle 19.00 aprono le porte, davanti a noi due lunghi tavoli con 5 segretarie per parte, sopra di loro le indicazioni, registrazione online, solo prenotazione (per chi non aveva pagato online), biglietteria. A me sembra chiaro come il sole.

Invece no, gente che si lamenta, si infila nella coda sbagliata e si altera, gente che non ha compilato il form … ebbene, questi sono i nostri clienti signori, sappiate che per quanto voi sarete ineccepibili nella comunicazione, i destinatari non si prenderanno la briga nemmeno di leggere gigantografie e, non contenti, se la prenderanno con voi per la disorganizzazione e la confusione.

Fin qui tutto ok ma… c’è un ma.

Una volta fatta la registrazione, si entra in sala. Ops, la sala non è pronta, ci rimettiamo in coda in attesa dell’apertura della sala, che è avvenuta verso le 19,25.

Alle 20,20 ancora attendevamo l’inizio del seminario, nessuna comunicazione, nessuna informazione. ”Si raccomanda la puntualità” mi altera un filo il sistema nervoso.

Finalmente alle 20,25 ci viene comunicato che il ritardo è dovuto a due intoppi. Primo, nel palazzetto accanto c’è un concerto e questo ha creato un blocco del traffico, evento inatteso. Secondo, si è bloccato il sistema e quindi tutti quelli che si erano pre-registrati, per evitare le code, sono ancora in coda perché il sistema non conferma i pagamenti effettuati.

E qui casca l’asino. Quando si organizza un evento, la prima cosa da fare è verificare nel dettaglio la location. Se sta accanto ad un palazzetto dello sport, vediamo di capire se ci sarà una partita o un concerto o cos’altro in concomitanza. E’ normale che questo crei ingorghi quindi è importante informare gli ospiti perché si organizzino per tempo.

Nota: non si aspettano i ritardatari. Non è assolutamente corretto far attendere chi si è premurato di arrivare per tempo per dar modo a chi invece è in ritardo di assistere all’intero evento. Per quanto il ritardo possa essere giustificato, non deve ricadere su chi ha organizzato la giornata per evitarlo.

Punto due, il sistema bloccato. Vero è che siamo nell’era del telematico e evviva la tecnologia! ma un blocco del sistema, la wifi che non funziona, la corrente che salta … va sempre prevista una contromisura. In questo caso specifico, nel fogliettino stampato con la tabellina di excel riportante i nomi dei partecipanti bastava aggiungere un flag su “pagamento effettuato”, semplice e veloce.

Io, sempre per deformazione, avevo stampato la ricevuta di pagamento, ma quanti come me? E allora, perché non chiedere agli ospiti di stampare e portare la ricevuta? E’ una precauzione utile, a prescindere.

Ultimo, una volta in sala, le hostess … boh, ci sono ma non mi è chiaro per svolgere quale servizio. Quando ci si attende un gran numero di persone, le hostess in sala devono aiutare gli ospiti a trovare posto. Se anche non ci fossero i posti assegnati, una volta che le prime file sono piene, le hostess dovrebbero indirizzare le persone direttamente verso le file libere, evitando perdite di tempo inutili dovute a gente che tenta comunque di infilarsi nella prima fila. Peggio ancora, per chi è arrivato a luci spente, dover girare al buio in cerca di un posto con la torcia dell’Iphone.

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