Quanto è importante la COMUNICAZIONE ?

Partecipazioni di matrimonio

Quanto è importante la COMUNICAZIONE ?

12 Settembre 2018 Informazioni e news

Parte integrante dell’organizzazione di un evento è la comunicazione.

  • Evitiamo le brutte sorprese ogniqualvolta possibile, soprattutto se e quando abbiamo gli strumenti per il controllo della situazione.

A seconda dell’evento, la comunicazione sarà più o meno estesa ed elaborata ma sempre necessaria.

Facciamo qualche esempio pratico.

Se parliamo di una fiera o di una convention, la comunicazione sarà fatta attraverso diversi media. Se disponete di budget sufficienti potete pensare ad una campagna pubblicitaria completa, utilizzando tv, stampa, radio, affissione, volantinaggio, sito web. In caso contrario potete fare affidamento sui social network o mailing list da inviare agli invitati. Sfruttate gli uffici stampa, inviate comunicati ai mezzi di informazione, organizzate conferenze stampa di presentazione, invitate giornalisti all’inaugurazione.

Se l’evento è un matrimonio o un compleanno, la comunicazione sarà rivolta ai soli invitati ma anche qui possiamo sfruttare diversi canali. Creiamo una pagina Facebook per l’evento, con tutti i dettagli sulla location e diamo le informazioni preliminari che ci interessa far pervenire. Per chi non avesse un profilo FB, possiamo creare gruppi in Whatsapp o mailing list. È sempre consigliabile stampare comunque gli inviti ed eventuali istruzioni. La partecipazione è anche la prima immagine del vostro matrimonio, accende la prima luce sull’evento e stimola la curiosità degli invitati. Il cartaceo funziona da promemoria e soprattutto raggiunge anche chi non è avvezzo all’uso di smartphone e pc.

È pensiero comune quello di evitare l’invito nel caso di compleanni o piccole cerimonie. Errore gravissimo. In questo caso il risultato sarà un costo catering evitabile ed inutile per le disdette non comunicate per tempo, telefonate dell’ultimo minuto degli invitati dispersi nei campi perché hanno sbagliato indirizzo, le tartine insufficienti perché non avevate calcolato la nidiata di figli della vicina di vostra zia.

Per comunicazione non si intende il solo invito con luogo e data, si intende tutto lo spettro di informazioni che gli invitati devono avere per

  • Arrivare sul posto (indirizzo e mappa perché non tutti hanno il navigatore)
  • Arrivare per tempo
  • Avere un abbigliamento adeguato all’evento (se sono previste attività ad esempio)
  • Mettere nella loro agenda il tempo necessario per partecipare senza dover scappare a metà cena
  • Definire il loro budget per l’evento (il regalo, l’abbigliamento, il viaggio …)
  • Stabilire in quanti possono partecipare (con o senza bambini per esempio)
  • Avere un tempo limite entro il quale confermare la presenza

Non date tutte queste informazioni in un’unica volta. Messaggi a distanza di tempo permettono di assimilare meglio le informazioni e servono da reminder, cosicché possiate avere le vostre adesioni corrette in tempo utile per organizzare la location e il catering.